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Job Description
एक रिसेप्शनिस्ट के रूप में, आप हमारी कंपनी के लिए संपर्क का पहला बिंदु होंगे। हमारे रिसेप्शनिस्ट के कर्तव्यों में संगठन भर में प्रशासनिक सहायता प्रदान करना शामिल है। आप मेहमानों का स्वागत करेंगे और व्यवसाय में आने वाले लोगों का अभिवादन करेंगे। आप पत्राचार वितरित करने और फ़ोन कॉल को पुनर्निर्देशित करने सहित फ्रंट-डेस्क गतिविधियों का समन्वय भी करेंगे।
जिम्मेदारियां:
कार्यालय में आते ही मेहमानों का अभिवादन और स्वागत करें
आगंतुकों को उचित व्यक्ति और कार्यालय के पास निर्देशित करें
आने वाली फ़ोन कॉल का उत्तर दें, स्क्रीन करें और अग्रेषित करें
सुनिश्चित करें कि स्वागत क्षेत्र साफ-सुथरा और प्रस्तुत करने योग्य हो, तथा वहां सभी आवश्यक स्टेशनरी और सामग्री (जैसे पेन, फॉर्म और ब्रोशर) उपलब्ध हों।
व्यक्तिगत रूप से और फोन/ईमेल के माध्यम से बुनियादी और सटीक जानकारी प्रदान करें
दैनिक मेल/डिलीवरी प्राप्त करना, छांटना और वितरित करना
सुरक्षा प्रक्रियाओं का पालन करके और रिसेप्शन डेस्क के माध्यम से प्रवेश को नियंत्रित करके कार्यालय की सुरक्षा बनाए रखें (लॉगबुक की निगरानी करें, आगंतुकों को बैज जारी करें)
फ्रंट ऑफिस आपूर्ति का ऑर्डर दें और स्टॉक की सूची रखें
कैलेंडर अपडेट करें और मीटिंग शेड्यूल करें
यात्रा और आवास की व्यवस्था करें, तथा वाउचर तैयार करें
कार्यालय व्यय और लागतों का अद्यतन रिकॉर्ड रखें
अन्य लिपिकीय रिसेप्शनिस्ट कर्तव्यों का पालन करना जैसे फाइलिंग, फोटोकॉपी, प्रतिलेखन और फैक्स करना
फ्रंट डेस्क पर आगंतुकों का स्वागत, अभिवादन, निर्देशन और उचित घोषणा करके स्वागत करना
स्क्रीनिंग का उत्तर देना और आने वाली फ़ोन कॉल को अग्रेषित करना
दैनिक मेल प्राप्त करना और छांटना।
वांछित कौशल और अनुभव :-
रिसेप्शन का न्यूनतम 1+ वर्ष का अनुभव।
अंग्रेजी और हिंदी में बहुत अच्छा व्यावसायिक संचार कौशल।
रिसेप्शनिस्ट, फ्रंट ऑफिस प्रतिनिधि या समान भूमिका में सिद्ध कार्य अनुभव
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट में दक्षता
कार्यालय उपकरणों (जैसे फैक्स मशीन और प्रिंटर) का व्यावहारिक अनुभव
व्यावसायिक दृष्टिकोण और उपस्थिति
ठोस लिखित और मौखिक संचार कौशल
समस्या उत्पन्न होने पर संसाधनपूर्ण और सक्रिय होने की क्षमता
उत्कृष्ट संगठनात्मक कौशल
मल्टीटास्किंग और समय प्रबंधन कौशल, कार्यों को प्राथमिकता देने की क्षमता के साथ
ग्राहक सेवा रवैया
हाई स्कूल की डिग्री; कार्यालय प्रबंधन में अतिरिक्त प्रमाणन एक प्लस है
पूर्ण ग्राहक संतुष्टि प्राप्त करने के लिए सभी प्रकार के ग्राहक प्रश्नों और चिंताओं को बातचीत करने और सटीक रूप से हल करने की क्षमता के साथ अत्यधिक ऊर्जावान, सौहार्दपूर्ण दृष्टिकोण।
समस्या समाधान का उत्कृष्ट कौशल है।
एमएस ऑफिस, एमएस एक्सेल का कार्यसाधक ज्ञान।